说到文件命名，你可能会说，这谁不会啊？是的，好像谁都会，但是你的做法够科学吗？大家都能做到规范命名吗？有没有随便起个名字，存到电脑桌面或某个文件夹里，当要找文件的时候却发现不那么容易？或者，同事间互相配合起草、复核的一份工作文档，经过数人数次修改，最后却不知道到底第几版是最终稿呢？

律师是一个几乎天天都要处理工作文档的职业，也是一个讲究团队合作的职业。一份文档，经过起草及数次修改，这期间会形成初稿、N次讨论稿、N次修改稿、N次商议稿、定稿。不仅如此，律师在研究法律业务过程中，经常要做法律检索，包括搜索的各类资料以及下载的文件等，文档的类型和数量相当可观。如果律师，特别是律师团队成员，在文件命名及保存方式上各有各的习惯，而不能形成规范、统一的做法，不难想象，那会是怎样的混乱。所以，我们今天就来聊聊我们在“文件命名”和“分类保存”方面的一些具体做法。

（一）非诉电子文件的命名方式

很多公司都有自己的文件命名规范要求，例如以“文件类型+公司简称+项目编号+日期+版本”。文件命名的方法无所谓最好，关键是简洁明了，易学易管理。以下所说的“原则”不一定是最完美的命名方式，但确是经过实践验证最适合我们的。

原则：日期+（收/自己名字简称/修改意见/电邮参考/草稿）+客户简称+与+对方简称+之+项目名称+合同名称

以“8位数字”日期开头，便于排序，文件形成的先后顺序一目了然，这是我们文件命名的基本要求。

如，客户发来与对方拟签订的总包合同，需要律师审查及修改，那么在收件、修改、回复的过程中，我们建议这样命名：

20160504（收）天天集团与中建公司之天地大厦建设工程施工（总包）合同；

20160505（敏和丽）天天集团与中建公司之天地大厦建设工程施工（总包）合同，名字简称“（敏和丽）”反映出文件一稿是丽，二稿是敏，如有三稿照此类推如“英和敏和丽”，便于落实业务承办人；

20160505（修改意见）天天集团与中建公司之天地大厦建设工程施工（总包）合同。

如，客户在收到律师修改稿后，又有调整，并再次发给律师的，则对客户第二次发来的调整稿，建议这样命名：

20160601（收2）天天集团与中建公司之天地大厦建设工程施工（总包）合同

律师对二次收件如果有新的修改意见，建议这样命名：

20160603（二次修改意见）天天集团与中建公司之天地大厦建设工程施工（总包）合同；

遇三次修改、四次修改的，以此类推。

如，客户要求律师起草某份文件，建议这样命名：

20160604（草稿）天天集团与希望公司**广场项目战略合作协议

如，律师就某一问题的研究意见需提供客户参考的，建议这样命名：

20160604（电邮参考）天天集团关于**搬迁改造项目前期论证法律意见

另，律师在业务研究过程中查找的资料，可以考虑按照以下方式命名：

20160604（网搜）天天集团与风沙公司**纠纷适用法律汇总

（二）诉讼电子文件的命名方式

不仅仅是非诉电子文件，诉讼电子文件的名称管理，也需要同样重视。诉讼业务常见法律文书包括：案情分析报告、起诉状、答辩状、申请书（财产保全、证据保全、调取证据等）、担保书、代理词、证据目录等。因此，在命名时以文件名称区分文件类型，对于今后查找类似文件是非常方便的。

原则：日期+（起草人、修改人简称）+（文件名称，如代理词）+原告（上诉人、再审申请人）与被告（被上诉人、再审被申请人）+案由

（一）硬盘分区

硬盘分区好比在一个大空地上建了几栋房子，每栋房子又设计了几个房间，每个房间再安放了一些家具。简单说，文件存放的路径按照硬盘分区\文件夹\子文件夹\文件来操作的。

（二）文件夹设置

就律师业务而言，一般分诉讼业务、非诉业务、行政事务、媒体、学习、工作记录等。例如，在硬盘E盘下设置某诉讼案件的文件夹，将命名文件存放入内的基本路径是：

E盘\

陈敏\

工作文件\

诉讼文件\

收案年份\

代理案件\

日期+原告（上诉人）vs被告（被上诉人）+案由\

诉讼文件\

对于电脑分区及文件保存，我们需要注意：

1、不要在C盘保存重要文件；

2、不要试图删除注册表项和系统文件；

3、不要删除其他用户或属于他人的文件；

4、不要随意将文件存放在电脑桌面，要按路径及时建立相关文件夹并存入命名文件。

最后，给大家分享一个小故事：在准备这次内训的过程中，我想起两年前，团队内部曾有一起因为“文件命名”引起的风波--一位二年级律师给新来的律师助理写了一份邮件并抄送给我，指出新助理在文件命名方面的种种问题。看得出来，这位二年级律师对新助理一再无视文件命名要求且随意命名的做法已经忍无可忍，尽管言辞貌似平和，但字里行间已透出层层内伤。

收到这份邮件，我觉得有必要让新助理明白文件命名的重要性。于是，我回复了这样一段话：“我们有的文件，可能会经过数十次甚至百次的修改，每一稿，都应当重新命名存档。否则，你会发现，在海量的文件里，找不到你想要的那份文件，是一件令人欲哭无泪的事情。这既是对客户负责，更是对同事、对自己负责。”这次的风波过后，我们团队里再也没有人随意给文件命名了，大家都知道文件命名可不是一件随心所欲的事情。

“专业化要从规范化做起”。的确，文件命名及分类保存，是一项基础性的工作，它并不复杂，甚至可以说非常简单。但对于初入行的年轻人而言，养成良好的工作习惯，并保持与团队的统一性，却是不太容易坚持的，这也需要年长律师的引导与鼓励，相信长期坚持下去就会明显提升工作效率。

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